Как правильно выбрать логиста и компанию-перевозчика: основные критерии
29.09.2020
Новости

Профессия логиста - одно из самых не тривиальных занятий. Сложность в том, чтобы уметь отслеживать самую актуальную информацию о маршрутах, тарифах, документах и т.д. Здесь больше подойдет развитая фантазия, реакция и самое главное - оперативность в действиях. Мы, как профессиональная логистическая компания, заботимся о своих клиентах, поэтому составили комплексную инструкцию по выбору опытного специалиста, который разбирается во всех аспектах оформления и сопровождения грузоперевозок.


Что должен уметь профессиональный логист


Клиент должен научится отличать неопытного работника от мастера своего дела. Это довольно сложно, тем более если заказчик не разбирается в документах и нюансах перевозки. Это ему и не нужно, но единственное, где надо разбирается - в человеке, который вас обслуживает. Какие же основные умения должны быть присущи профессионалу ?

Умение планировать


Планирование - превыше всего. Это главное качество каждого уважающего себя сотрудника логистической компании. Планировать нужно все, от начала до конца. В связи с ситуацией в мире это правило выносится на первый план. Всевозможные запреты и таможенные оклады, которые ввели в период пандемии, ремонтные работы, кратчайший маршрут для быстрой доставки - всё это должно учитываться.

3 главные вещи, которые сотрудник должен запланировать и держать под контролем:

  • сроки перевозок, оформления документов;
  • наличие полного пакета документации;
  • расчет стоимости на весь период грузоперевозки;

Если упустить хотя бы один из трех тезисов, можно, как минимум, потерять репутации в глазах клиентов, а как максимум - потерпеть финансовый ущерб в случае не выполнения договора.

Контроль поездки


Грузоперевозка должна полностью контролироваться логистом. Единственная, даже не значительная, ошибка может привести к катастрофическим последствиям.

За перевозкой и перевозчиком нужно следить. Оптимальнее всего, если делать это примерно в одинаковое время: именно так можно понять, что возникли трудности и попытаться как можно раньше решить проблему. После того, как статус поездки определен, нужно немедленно сообщать об этом клиенту. Таким образом он сохраняет спокойствие и больше не переживает за свой заказ, а также формирует некое доверие в подрядчике. Дополнительным плюсом будет, если подрядчик самостоятельно будет информировать логиста и отслеживать груз.

Важным фактором является регулярное сравнение статуса поездки относительно прошлого дня. На основании этого можно сделать вывод, улучшается ли состояние маршрута или наоборот. Часто водитель позволяет себе гораздо больше остановок и простоев, из-за чего не успевает вовремя доставить заказ. Чтобы это предотвратить, нужно как можно чаще интересоваться, какая причина остановки транспорта, сколько времени потребуется на отдых в дороге, насколько сместиться срок доставки. В итоге, что должен ожидать экспедитор от подрядчика:

  • своевременное начало работы;
  • оперативность и решительность;
  • сохранность груза;
  • отсутствие непредвиденных расходов (аварии, неисправность транспорта, повреждение груза, отсутствие документов);

В некоторых ситуациях подрядчик не виновен в том, что не успел оформить какой-то документ, потому что логист решил изменить условия слишком поздно. Чтобы этого избежать, профессиональный экспедитор должен вовремя заказать услугу: складское хранение (за 1-2 дня до пребывания на склад), перевозчики (автотранспорт - за 5-6 дней, морское судно - за 7-14 дней, авиатранспорт - за 7 дней до отправки), таможня ( от 3 до 7 дней). Именно так возможна слаженная работа всех участников перевозки.

Умение действовать последовательно


Золотое правило экспедитора - делать все логично и последовательно. В этом заключается успешность и репутация компании. Клиент останется недовольным, если у сотрудника не будет все схвачено, а работа происходит в хаосе.

Первое, с чего правильно начинать - оформление самой поездки. В этот список входит расчет времени доставки, сроки оформления документации, цена за километраж, надежный транспорт и т.д.

Второй этап - резервирование места на складе перед поездкой, а также договоренность на услугу временного хранения и таможенной очистки. После выполнения всех пунктов следует финальный этап - передача груза клиенту в целости и сохранности.

Если логист справился со всеми заданиями на отлично, то клиент обязательно обратиться к нему ещё раз, и посоветует его другим.

Только честность и открытость


Даже если наблюдаются какие-то действия не по сценарию, лучше сразу информировать об этом клиента. Логист, который скрывает происходящее, нарывается одержать большую порцию негативных эмоций от клиента, потерять репутацию и лишится должности. Своевременное осознание ошибок приводит к умению прогнозировать в будущем. Еще лучше, если логист умеет учится не только на своих ошибках, но и на неудачах других, делая с этого полезные выводы.

Если часто допускать ошибки, даже не серьезные, а локальные, то в один момент поездка может сорваться. Лучше тщательно проработать каждый момент перевозки, определить источники, которые могут привести к проблемам, и решить проблему выгодно для клиента.

Теперь вы точно знаете, по каким критериям правильно выбирать представителя логистической компании, но также стоит обратить внимание на типичные ошибки.


Самые распространенные ошибки логиста


Людям свойственно ошибаться, и это не самое плохое. Хуже, если сотрудники не учатся на своих ошибках. Команда Polex-express выделили ошибки, которые наиболее часто встречаются даже у неопытных работников.

Неправильный расчет расходов


Финансовая сторона в этом случае играет самую важную роль. Дело в том, что при некорректном расчете страдают обе стороны: клиент переплачивает за услуги перевозки, а компания тратит больше на хранение товаров, либо оформление документации.

В результате ошибочного планирования бюджета возможны недочеты в сумме ставок на перевозок, расходников на таможню и других растрат. Это может произойти в следствии подорожания логистических услуг, невыгодного выбора маршрута, а также из-за халатного отношения к выбору вида перевозки. Если товар клиента можно полноценно перевезти с помощью мультимодальных грузоперевозок, но было решено сделать выбор в сторону FCL или другой, более дорогой услуги, то это может привести к потере доверия, сомнениях в компетентности логиста, но самое главное - финансовых потерях.

Учет дополнительных расходов тоже немаловажен. Новичок в логистической отрасли вряд ли будет отслеживать актуальные изменения ценников на все доп.услуги: оформление документов на хранение, таможенные процедуры и т.д. А по окончанию поездки есть риск получить чек на огромную сумму, которую клиент совсем не готов оплатить. Ошибка логиста в этом случае - не оглашение корректной конечной стоимости услуги. В итоге, клиент просто откажется заплатить, что вполне аргументировано.

Отсутствие согласования


Одно из основных качеств работника экспедиционной компании - умение договорится при выгодных условиях. Хорошие, профессиональные отношения между перевозчиками и таможней - залог успешной сделки. В первую очередь стоит обратить внимание на условия хранения, СВХ и таможенные процедуры. Если упустить это, то таможня пригрозит обязательным фрахтом (оформлять обратную перевозку), а это не выгодно никому.

С перевозчиком же нужно синхронизировать полностью все аспекты маршруты, от срока доставки, до времени на отдых.

Некорректная регистрация груза


В последствии некачественной проверки документов (инвойс, транспортные накладные, таможенные документы), могут быть проблемы с отслеживанием ячейки заказа. Логисты часто в спешке регистрируют груз, и не проводят валидация после введения входных данных. Это чревато путаницей при выдаче груза, так как имеющийся номер накладной клиента и таможни будут разные. Критическим исходом в этой ситуации может быть неправильно зарегистрированная сумма, в которой указано больше, чем рассчитывал клиент.


Итоги


Все вышесказанное должно быть манифестом при выборе опытного логиста. Придерживайтесь этих правил, чтобы неудачные истории не повторились с вами. Достаточно лишь последовательно пройтись по пунктам, чтобы найти хорошего сотрудника, который будет сопровождать вас во время всего маршрута.